1. Onboarding-Checkliste

Checkliste für den ersten Start mit dem TUTOOLIO LMS:

• Prüfen Sie die Einstellungen zu den Kursen
• Informieren Sie Ihre Beschäftigten
• Informieren Sie sich über die Funktion von Kategorien
• Erstellen Sie eine Importliste mit den Daten der Lernenden
• Importieren Sie die Liste in das LMS
• Weisen Sie den Lernenden einen Kurs zu
• Erinnern Sie einige Zeit nach Unterweisungsstart säumige Lernende

Sie haben es eilig und wünschen, dass Ihre Beschäftigten einfach und schnell Ihre(n) Kurs(e) erhalten? Dann gehen Sie nur diese Checkliste durch:

• Informieren Sie Ihre Beschäftigten
• Erstellen Sie eine simple Importliste mit den Mitarbeiterdaten
• Importieren Sie die Liste in das LMS
• Weisen Sie den Lernenden einen Kurs zu

 2. Das Dashboard: Ihre Übersicht

Nach Ihrer erfolgreichen Anmeldung auf der Lernplattform gelangen Sie automatisch zu Ihrem Dashboard.

1. Im Menü, auf der linken Seitenleiste befinden sich verschiedene Funktionen, mit denen Sie Ihre Lernplattform umfangreich bedienen können.
2. Oben rechts beim Augensymbol sehen Sie, welche Zugriffsrechte Sie besitzen. Als Administrator können Sie jederzeit zwischen „Administrieren“ und „Lernen“ wechseln, indem Sie die Schaltfläche anklicken. (Lernende können hier nichts auswählen.)
3. Das Dashboard ermöglicht Ihnen eine aktuelle Übersicht über alle Aktivitäten, die in Ihrer Lernplattform stattfinden. Das Anlegen neuer Benutzer oder Kurse, sowie das Einschreiben von Lernenden ist durch einfaches Anklicken der entsprechenden Schaltfläche möglich.
4. Im Dashboard befindet sich eine visuelle Darstellung über den Status von einzelnen oder auch von allen Kurse. Hier wird der aktuelle Status Ihrer Lernenden in Form eines Diagramms, oder wahlweise einer Tabelle dargestellt.

 3. Die Rollen im LMS

Das TUTOOLIO LMS bietet eine rollenbasierte Berechtigungsverwaltung, die sicherstellt, dass verschiedene Nutzergruppen genau die Rechte haben, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

3.1 Wie kann ich meine Rolle wechseln?

Als Administrator oder Auswerter wechselt man in die Rolle des Lernenden über das Auge am oberen rechten Bildrand. Lernenden, die nicht auch mindestens eine andere Rolle innehaben, steht das Augensymbol nicht zur Verfügung.

 3.2 Welche Rollen gibt es im LMS?

Hier sind die wichtigsten Rollen und ihre jeweiligen Rechte:

Lernende

• Kann an zugewiesenen Kursen teilnehmen und die zugehörigen Materialien einsehen.
• Hat keinen administrativen Zugriff auf das System.
• Kann Zertifikate für abgeschlossene Kurse herunterladen​

LMS-Administratoren:

• Hat Zugriff auf alle Funktionen und Daten, die einem Mandanten im LMS zur Verfügung stehen.
• Kann Lernende anlegen, Kurse erstellen, Einladungen versenden und Statistiken sowie Berichte einsehen.
• Kann Nutzern Rollen zuweisen (Administrator, Auswerter, Lernender)

Eingeschränkte Administratoren

• Comming soon

Auswerter:

• Kann mithilfe von Tags/Kategorien auf bestimmte Benutzergruppen beschränkt werden.
• Hat Zugriff auf Berichte und Statistiken über Kursabschlüsse und Lernfortschritte der festgelegten Benutzerkategorien.
• Kann die Kursaktivitäten der Lernenden seiner Benutzerkategorien analysieren

 3.3 Was ist das Besondere an der „Auswerter“-Rolle?

Neben der Rolle des Administrators und des Lernenden gibt es noch die Rolle eines Beobachters: Den „Auswerter“. Der Auswerter hat keine administrativen Befugnisse. Er hat nur eine beobachtende Funktion, die über die Lernenden-Kategorien gesteuert und gefiltert wird.
Als Administrator haben Sie jederzeit die Möglichkeit, den Nutzertyp bereits vorhandener Lernenden zu ändern und ihn zum Auswerter zu „befördern“.
Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Benutzer“ und wählen Sie in der Benutzerübersicht den entsprechenden Benutzer aus.

3. Wechseln Sie nun zum Reiter „Account“.

4. Betätigen Sie das unterste Zahnrad-Symbol rechts in der Spalte des Nutzertyps.

5. Wählen Sie den Nutzertyp „Auswerter“.

6. Der Auswerter erhält Zugriff auf alle Benutzerdaten, wenn ihm keine „Kategorie-Kombination“ zugeteilt wird. Klicken Sie hierzu auf „Speichern“.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, dem Auswerter Zugriff auf bestimmte Benutzerdaten zu gewähren, führen Sie bitte die bisherigen 5 Schritte aus und folgen anschließend dieser Anleitung:

7. Wählen Sie nun „Kategorie-Kombination hinzufügen“

8. Sie können Ihrem Auswerter Kategorien hinzufügen, indem Sie den Bereich „Kategorie auswählen“ betätigen und eine Kategorie auswählen.

9. Sie haben die Möglichkeit weitere Kategorien auszuwählen, indem Sie die Schaltfläche „Weitere Kategorie“ auswählen.

10. Falls Sie hinzugefügte Kategorien entfernen möchten, betätigen Sie das „Papierkorb-Symbol“ rechts neben der entsprechenden Kategorie.

11. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Speichern“.

→ HINWEIS: Wenn Sie in einem der Kategoriefelder mehr als eine Kategorie auswählen, hat der Auswerter Zugriff nur auf jene Personen, die über beide Kategorien verfügen. Wenn Sie wünschen, dass der Auswerter Einsicht in mehrere Kategorien haben soll, wählen Sie „Kategorie-Kombination hinzufügen“ und geben dort Ihre weitere Wunschkategorie ein.

4. Benutzerverwaltung (Mitarbeiterdaten)

Wie kommen nun die Daten Ihrer Mitarbeiter auf die Lernplattform? Und wofür sind Kategorien nützlich?

Sie können einzelne Datensätze manuell eingeben oder mehrere Datensätze (z. B. die komplette Liste Ihrer Beschäftigten) per Upload in die Lernplattform importieren.

Möchten Sie…

… zunächst mehr über Kategorien erfahren?

… einen einzelnen (oder nur wenige) Mitarbeiter-Datensatz händisch eingeben?

…eine Mitarbeiter-Liste für den Import präparieren?

• ja, meinen Mitarbeitern habe ich keine oder nur eine Kategorie zugeordnet
• ja, meinen Mitarbeitern habe ich mehrere Kategorien zugeordnet

… das Präparieren von Listen überspringen und mit nächsten Punkt (CSV-Datei ins Lernportal importieren) fortfahren?

4.1 Kategorien bei Lernenden

Jedem Lernenden können Sie beliebig viele Kategorien zuweisen.

Die Kategorien helfen Ihnen dabei, den Lernenden schneller und effizienter Kurse zuzuweisen.

→ BEISPIEL: Sie müssen im Arbeitsschutz unterweisen. Ihre Belegschaft besteht zur Hälfte aus Mitarbeitern, die in der Verwaltung arbeiten. Die andere Hälfte arbeitet in Produktionsräumen.

Dafür haben sie sowohl die Unterweisung „Sicheres Arbeiten im Büro“ als auch „Sicheres Arbeiten in der Produktion“ erworben.

Nun sollen die Unterweisungen je nach Arbeitsplatz zugeordnet werden.

Sie vergeben also an jene Mitarbeiter aus der Verwaltung die Kategorie „Büro“ (oder auch „Verwaltung“) und jenen aus der Produktion die Kategorie „Produktion“.

Wenn Sie dann die Einladungen zur Unterweisung versenden, können Sie nach Kategorie filtern und jedem hierüber die passende Unterweisung zuordnen.

Durch die Flexibilität des Kategorisierungssystems lassen sich im TUTOOLIO LMS auch komplexe Organisationsstrukturen ganz unkompliziert implementieren.

Zudem können mithilfe der Benutzerkategorien die Datenansichten von Nutzern mit der Rolle „Auswerter“ auf bestimmte Benutzerkategorien eingegrenzt werden (zum Beispiel für Abteilungsleiter).

Wir empfehlen daher, die Kategorien sorgfältig zu wählen und lieber eine zu viel als eine zu wenig zu vergeben.

4.2 Einen einzelnen Mitarbeiter-Datensatz eingeben

Sie möchten einzelne Benutzer einfach und schnell manuell anlegen? So geht’s:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Klicken Sie links auf „Benutzer“.

3. Wählen Sie nun oben rechts “ + BENUTZER ERSTELLEN“

Ein neues Fenster öffnet sich.

Folgende Felder müssen mindestens ausgefüllt werden (hier rot umrandet):

• Vorname
• Nachname
• E-Mail

Die übrigen Felder können bei Bedarf gefüllt werden.

→ TIPP 1: Das Feld „Kategorien“ müssen Sie nicht unbedingt ausfüllen. Es empfiehlt sich aber, mit Kategorien zu arbeiten. Mehr zu Kategorien finden Sie hier.

→ TIPP 2: Bei „Nutzertyp“ ist die Voreinstellung „Lernender“ angegeben. Sie können auch „Auswerter“ oder „Mandanten Administrator“ wählen.

4.3 Import von Mitarbeiterlisten per CSV-Upload

Das Anlegen einzelner Mitarbeiterdaten kann bei hohen Nutzerzahlen recht zeitintensiv sein. Daher stellt das TUTOOLIO eine intuitive Massendatenverarbeitung für das schnelle Importieren, Aktualisieren und Verwalten großer Benutzergruppen bereit.

Folgende Eigenschaften machen die Massendatenverarbeitung besonders nutzerfreundlich:

• Neuanlage von Benutzern: Neue Nutzer können per CSV-Datei in das LMS importiert werden.
• Aktualisierung bestehender Benutzer: Änderungen an bereits angelegten Nutzern sind jetzt über CSV möglich.
• Deaktivierung, Reaktivierung & Löschung von Nutzern: Benutzerstatus kann per CSV gesteuert werden.
• Passwortverwaltung: Vergabe und Änderung von Passwörtern für Benutzer über den Import.
• Benutzerkategorisierung: Mitarbeitenden können beliebig viele Kategorien zugewiesen werden, um gezielt Kurse oder Berichte zu steuern.
• Automatische Datenvalidierung: Vor dem Import werden die Datensätze auf Fehler geprüft.
• Klare Fehleranzeigen: Ungültige Einträge werden spezifisch markiert, mit direkter Navigation zur Korrektur.
• Sofortige Benachrichtigung: Nach erfolgreichem Import erhalten neue Nutzer automatisch eine E-Mail mit Login-Informationen.

4.3.1 Mitarbeiterliste präparieren mit nur einer oder keiner Kategorie

Um die Daten Ihrer Beschäftigten in das Lernportal zu laden, präparieren Sie eine entsprechende Liste gemäß der folgenden Anleitung:

• 1. Laden Sie die folgende Liste herunter:
     „Muster CSV-Upload (simpel) “ im Downloadbereich.
  2. Befüllen Sie die heruntergeladene Tabelle mit den Daten Ihrer Mitarbeiter und löschen Sie die Musterdaten in Zeile 2.
     → TIPP: Wenn Sie optionale Angaben eintragen, können auch Zellen leer bleiben. Wenn z. B. ein Mitarbeiter keinen Doktor-Titel hat, kann seine Zelle bei „Titel“ leer bleiben.
  3. Überprüfen Sie Ihre fertige Liste auf folgende Kriterien:
     • E-Mailadressen dürfen nicht doppelt vergeben sein.
     • Es dürfen keine Umlaute (ä, ö, ü) in den E-Mailadressen vorkommen.
     • Sind alle E-Mailadressen korrekt angelegt? Es darf sich bspw. kein Leerzeichen hinter einer E-Mailadresse befinden.
     • Ist bereits ein Datensatz (oder mehrere) im LMS vorhanden, so löschen Sie diesen Datensatz aus Ihrer Tabelle.
     • → TIPP: Wenn Sie Administrator sind und bereits im LMS registriert sind, löschen Sie Ihren Datensatz aus der Liste (sofern enthalten).
  4. Speichern Sie die Liste im richtigen Format ab.
     Das LMS verarbeitet ausschließlich Listen im CSV-Format:
     „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ bzw. „CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)“.
     Bitte wählen Sie dennoch immer das Format „CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)“, da dies die korrekte Anzeige von z. B. Umlauten übernimmt.

Und so funktioniert das Abspeichern:

• Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die „F12“-Taste für „Speichern unter“.
• Benennen Sie unter „Dateiname“ die Liste nach Ihren Vorstellungen (z. B. „Mitarbeiterliste“).

Wählen Sie unter „Dateityp“ das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“:

→ TIPP: Sollten Sie nicht mit Microsoft Excel arbeiten, stellen Sie bitte sicher, dass folgende Feldoptionen gewählt sind:

4.3.1 Mitarbeiterliste präparieren mit mehreren Kategorien

Um die Daten Ihrer Beschäftigten in das Lernportal zu laden, präparieren Sie eine entsprechende Liste gemäß der folgenden Anleitung:

1. Laden Sie die folgende Liste herunter:
„Muster CSV-Upload“ im Downloadbereich.

2. Befüllen Sie die heruntergeladene Tabelle mit den Daten Ihrer Mitarbeiter

→ TIPP: Wenn Sie optionale Angaben eintragen, können auch Zellen leer bleiben. Wenn z. B. ein Mitarbeiter keinen Doktor-Titel hat, kann seine Zelle bei „Titel“ leer bleiben.

3. Schreiben Sie die Formel fort:
In der Spalte „J“ ist eine Formel für Sie hinterlegt.
Kopieren Sie den Inhalt der Zelle J2 und fügen diesen Inhalt in alle Zellen der Spalte J – bis zum letzten Ihrer Datensätze.
Löschen Sie anschließend die Musterdaten in Zeile 2.

→ HINTERGRUND: Beim späteren Upload der Liste müssen die alle Kategorien in einer einzigen Spalte zusammengefasst sein. Zudem müssen die einzelnen Kategorien in dieser einen Spalte durch ein Komma getrennt sein. Zu Ihrer Hilfestellung wurde daher bereits eine Formel in Zelle J2 hinterlegt, die alle Kategorien zusammenfasst und später mit einem Komma trennt.

4. Überprüfen Sie Ihre fertige Liste auf folgende Kriterien:

• E-Mailadressen dürfen nicht doppelt vergeben sein.
• Es dürfen keine Umlaute (ä, ö, ü) in den E-Mailadressen vorkommen.
• Sind alle E-Mailadressen korrekt angelegt? Es darf sich bspw. kein Leerzeichen hinter einer E-Mailadresse befinden.
• Ist bereits ein Datensatz (oder mehrere) im LMS vorhanden, so löschen Sie diesen Datensatz aus Ihrer Tabelle.

→ TIPP: Wenn Sie Administrator sind und bereits im LMS registriert sind, löschen Sie Ihren Datensatz aus der Liste (sofern enthalten).

4. Speichern Sie die Liste im richtigen Format ab.
Das LMS verarbeitet ausschließlich Listen im CSV-Format:
„CSV (Trennzeichen-getrennt)“ bzw. „CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)“.
Bitte wählen Sie dennoch immer das Format „CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)“, da dies die korrekte Anzeige von z. B. Umlauten übernimmt.

Und so funktioniert das Abspeichern:

• Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die „F12“-Taste für „Speichern unter“.
• Benennen Sie unter „Dateiname“ die Liste nach Ihren Vorstellungen (z. B. „Mitarbeiterliste“).

Wählen Sie unter „Dateityp“ das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“:

→ TIPP: Sollten Sie nicht mit Microsoft Excel arbeiten, stellen Sie bitte sicher, dass folgende Feldoptionen gewählt sind:

4.3.3 Mitarbeiterliste importieren

Sie haben erfolgreich eine CSV-Liste mit den Beschäftigtendaten angelegt? Dann können Sie nun mit dem Upload der Liste beginnen.

→ HINWEIS: Sobald die Daten ins System importiert worden sind, geht jedem Teilnehmer automatisch eine E-Mail zu, mit der Aufforderung, sich auf der Lernplattform zu registrieren. Sollten Ihre Beschäftigten noch nichts über das Lernen mit TUTOOLIO wissen, informieren Sie sie am besten vorab. Mehr dazu unter: Informieren Sie Ihre Beschäftigten.

Folgen Sie nun einfach den folgenden Punkten, um die Daten zu importieren.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Klicken Sie links auf „Benutzer“.

3. Wählen Sie oben rechts „+IMPORTIEREN“.

4. Prüfen Sie noch einmal die erforderlichen Voraussetzungen an die Liste
→ TIPP: Wenn Sie die Liste gemäß unserer Anleitung erstellt haben, sollte Ihre Liste schon richtig angelegt sein.

5. Ziehen Sie hierher Ihre fertige Liste per Drag & Drop in das (in der Abbildung rot umrandete) Feld oder klicken Sie auf das Feld, um die Liste aus Ihrem Datei-Explorer hochzuladen.

Klicken Sie anschließend rechts unten auf „WEITER ZU SCHRITT 2“.

6. Setzen Sie ein Häkchen bei „Ersten Datensatz nicht importieren (Titelzeile)“, wenn Ihre Liste eine Überschriften-/Titelzeile beinhaltet.

Die Ansicht müsste anschließend so aussehen, wie auf der folgenden Grafik (grüne Markierung) und um einen Datensatz reduziert sein.

→ HINWEIS: Als erster Datensatz wird die oberste Zeile Ihrer Liste angesehen.
Die oberste Zeile ist in der Regel die Titel- oder Überschriftenzeile.
Standardmäßig stehen hier Einträge wie „Name“, Vorname“, „E-Mailadresse“ o.ä.
Diese Zeile soll daher nicht importiert werden.

Klicken Sie anschließend rechts unten auf „WEITER ZU SCHRITT 3“.

7. Nun können Sie Datenelemente (links) ihrer korrekten Bestimmung (rechts) zuordnen.

Hier am Beispiel des Datenelements „Titel“: Klicken Sie jeweils rechts auf den Button „Feld nicht importieren“ und wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die richtige Zuordnung aus.

Verfahren Sie so mit allen Datenelementen. Wenn Sie ein Element nicht importieren möchten oder können, wählen Sie „Feld nicht importieren“.

Prüfen Sie anschließend, ob Sie alle Elemente richtig zugeordnet haben.

Wenn alles richtig ist, klicken Sie rechts unten auf „WEITER ZU SCHRITT 4“

Ihre Liste steht nun zum Import bereit. Sollten Sie noch Änderungen vornehmen wollen, können Sie diese direkt in der Tabelle umsetzen.

Ein letzter Klick rechts unten auf „IMPORT STARTEN“ importiert nun alle Daten.

→ HINWEIS: Je nach Datenmenge kann der Import etwas dauern. Geben Sie dem System bitte bis zu 2 Minuten Zeit, um die Daten zu laden. Aktualisieren Sie die Seite nach einem kurzen Zeitraum und Sie sehen nun die importierten Daten.

Ist der Import erfolgreich verlaufen, befinden sich nun die Benutzerdaten im LMS und jeder Benutzer hat soeben seine Einladung zur Lernplattform erhalten. Ihre Ansicht sieht dann ähnlich aus wie die in der folgenden Abbildung und Sie können mit dem nächsten Punkt (Lernende zu einem Kurs einladen) fortfahren.

Bei Ihnen startet der Import nicht oder Sie erhalten eine Fehlermeldung?
Klicken Sie hier: Import startet nicht / Fehlermeldung

4.3.4 Import startet nicht / Fehlermeldung

Wenn das System einen Fehler in der Liste entdeckt, startet es den Import nicht.

Schauen Sie also einmal scrollend durch die vorliegende Liste, ob etwas rot markiert ist.
Haben Sie den Fehler gefunden, können Sie ihn direkt in der Liste korrigieren.

Die häufigsten Fehler sind:

1. Doppelt vergebene E-Mailadressen
2. Der Administrator befindet sich mit seinen Daten in der Liste, obwohl er bereits auf der Lernplattform vermerkt ist
3. Umlaute (ä, ö, ü) in der E-Mailadresse
4. Leerzeichen vor oder hinter der E-Mailadresse

→ BEISPIEL: Beim Datensatz von Emil Muster hat sich ein Leerzeichen hinter die Emailadresse geschlichen: In diesem Fall kann der Datensatz einfach in der Liste durch das Entfernen des Leerzeichens korrigier werden.

4.4 Rechte, Rollen und Nutzerdaten ändern

4.4.1 Administratorenrechte vergeben

Sie können die Datensätze der Nutzer jederzeit anpassen. Auch der Nutzertyp lässt sich dabei verändern. So können Sie bspw. weitere Systemadministratoren hinzuzufügen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.

2. Klicken Sie auf „Benutzer“ und wählen Sie einen Benutzer durch einfaches Anklicken des Namens aus.

3. Wechseln Sie zum Reiter „Account“.

4. Betätigen Sie im Bereich „Nutzertyp“ das Zahnrad-Symbol.

5. Ändern Sie den Nutzertyp zu „Mandanten Administrator“.

6. Speichern Sie Ihre Änderungen im Anschluss.

→ HINWEIS: Sollten Sie die E-Mail-Adresse eines Benutzers ändern, erhält dieser automatisch einen neuen Einladungslink aus dem System. Alle Dokumentationen und Aktivitäten des Benutzers bleiben im System bestehen.

4.4.2 Daten der Lernenden anpassen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, verschiedene Daten Ihrer bereits im System angelegten Lernenden anzupassen und zu ändern. Dazu gehören: Name, E-Mail-Adresse, Kategorien und Nutzertyp.

Wenn Sie die Daten Ihrer Lernenden verändern möchten, folgen Sie bitte folgenden Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Benutzer“ und wählen Sie in der Benutzerübersicht den entsprechenden Benutzer aus.

3. Wechseln Sie zum Reiter „Account“.

4. Alle angezeigten Informationen sind mithilfe des „Zahnrads“ auf der rechten Seite veränderbar. Klicken Sie hierzu das „Zahnrad“ in der entsprechenden Reihe an und verändern Sie die Benutzer-Daten nach Belieben.

5. Wenn Sie beispielsweise das Passwort eines Lernenden ändern möchten, klicken Sie bitte auf das „Zahnrad“ in der entsprechenden Spalte.

6. Betätigen Sie die Schaltfläche „Link generieren“, damit Ihnen ein Link zum zurücksetzen des Passworts des Lernenden generiert wird. Diesen Link können Sie Ihrem Lernenden beispielsweise per E-Mail zukommen lassen, mit dem er ein neues Passwort festlegen kann.

→ HINWEIS: Wenn Sie lediglich den Namen eines Lernenden ändern, wird er auf Ihrer gesamten Lernplattform geändert. Bereits bestehende Zertifikate des Lernenden sind davon nicht betroffen.
Lernende werden über eine vorgenommene Namensänderung nicht vom System informiert.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Lernenden ändern, bleibt der Name des Lernenden auf der Lernplattform und auf den Zertifikaten unverändert. Allerdings erhält der Lernende in diesem Fall eine Benachrichtigung per E-Mail, mit der er zu einer (erneuten) Authentifizierung aufgefordert wird. Er muss sich also noch einmal auf der Lernplattform anmelden.

4.4.3 Daten von Lernenden deaktivieren oder löschen

Längerfristig abwesend durch z. B. Elternzeit? Mitarbeiter ausgeschieden? Wenn Sie Lernende deaktivieren möchten, damit diese keine weiteren Benachrichtigungen per E-Mail erhalten und von der Statistik ausgeschlossen werden, oder Sie Lernende komplett löschen möchten, beachten Sie bitte folgende Anweisungen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Links auf „Benutzer“ gehen.

3. Auswahlfeld eines Lernenden anklicken.

4. „Deaktivieren“ auswählen.

→ HINWEIS: Ein deaktivierter Nutzer hat keinen Zugang mehr zum LMS, aber sein Account mit allen Daten und Einstellungen (z. B. Rollen) sowie seine Dokumentationen und Zertifikate bleiben erhalten. Dies kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn ein Benutzer die Organisation verlässt, aber seine Daten aufbewahrt werden müssen, um beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, die über ein Beschäftigungsverhältnis hinaus bestehen können. Der Benutzer kann auch jederzeit wieder reaktiviert werden, wenn er nach längerer Abwesenheit zurückkehrt (z.B. aufgrund von Elternzeit).

Wenn Sie Lernende löschen oder reaktivieren möchten, ist es notwendig, dass diese zuvor deaktiviert wurden.

Deaktivierte Lernende werden nicht auf den ersten Blick in der Benutzer-Liste angezeigt. Damit deaktivierte Lernende angezeigt werden, muss unter „Weitere Filter“ der Status „Deaktiviert“ ausgewählt werden.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Links auf „Benutzer“ gehen.

3. Damit Ihnen zusätzliche Filter angezeigt werden, klicken Sie auf „Weitere Filter“.

4. Die Schaltfläche „Nutzerstatus“ betätigen.

5. „Deaktiviert“ auswählen.

6. Bestätigen Sie, indem Sie „Suchen“ anklicken.

7. Wählen Sie nun das Auswahlfenster neben den deaktivierten Lernenden aus, die Sie löschen möchten.

8. Bestätigen Sie, indem Sie „Löschen“ auswählen.

9. Eine letzte Bestätigung zur endgültigen Löschung der Lernenden ist erforderlich.

5. Kursverwaltung

5.1 Kurse und Live-Events anlegen

Fügen Sie Ihre eigenen Kurse und Live-Events (Webinare/ Seminare/ Präsenzveranstaltungen) zu Ihrer Lernplattform hinzuzufügen und distribuieren Sie diese an die Lernenden.

Wenn Sie Ihre eigenen Kurse oder Live-Events Ihrer Lernplattform hinzufügen möchten, folgen Sie bitte folgenden Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.

2. Gehen Sie link s auf den Menüpunkt „Kurse“.

3. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche ,,Hinzufügen‘‘

4. Wählen Sie zwischen E-Learning und Live-Event. Wir wählen hier zunächst „E-Learning“: 

5. Legen Sie nun einen passenden Kursnamen fest.

6. Laden Sie anschließend Ihre Kurs-Datei hoch, indem Sie Ihre Datei aus Ihrem Ordner in den entsprechenden Bereich ziehen. Oder klicken Sie den markierten Bereich an, um Ihre Datei aus Ihrem Ordner zu importieren.

7. Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen wirksam zu machen.

Bei der Erstellung eines Live-Events ist der Ablauf bis Schritt 3 identisch. Daher wird die Anleitung ab Schritt 4 fortgeführt:

4. Wählen Sie „Live-Event“, indem Sie die entsprechende Schaltfläche auswählen.

5. Legen Sie nun einen passenden Eventnamen fest.

6. Tragen Sie den Zeitraum für den Start und das Ende der Veranstaltung ein.

7. Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen wirksam zu machen.

5.2 Abschlussverwaltung bei Live-Events

Die Abschlussverwaltung bei Live-Events dient dazu, die Teilnahme an Schulungen, Webinaren oder Präsenzveranstaltungen systematisch zu erfassen und rechtssicher zu dokumentieren. Administratoren können dadurch erfolgreichen Abschluss eines Live-Events manuell bestätigen, sodass nur tatsächlich anwesende Teilnehmende als geschult gelten.

Dies ist besonders für Pflichtunterweisungen, Zertifizierungen oder gesetzlich vorgeschriebene Schulungen wichtig, da eine rechtskonforme Dokumentation sichergestellt werden muss. Durch die Abschlussverwaltung wird außerdem der Lernfortschritt der Teilnehmenden im LMS aktualisiert, wodurch Folgeschulungen oder weiterführende Module – etwa im Rahmen eines Lernpfades – gezielt freigeschaltet werden.

Darüber hinaus erleichtert die Abschlussverwaltung die Berichtserstellung und Compliance-Überwachung, da sie eine lückenlose Dokumentation der abgeschlossenen Schulungen erlaubt. Die Abschlussverwaltung trägt somit wesentlich zur Effizienz und Transparenz im Schulungsmanagement bei und hilft, administrative Aufwände zu reduzieren.

Solange das Live-Event noch nicht beendet ist, bietet das System keine Option zur Erstellung einer Teilnahmebestätigung an. Stattdessen steht in der Detailansicht unter dem Kursnamen der Hinweis „(!) Live Event startet am xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr.“

Erst wenn das Enddatum des Live-Events erreicht ist, lässt sich die Abschlussverwaltung aktivieren, um Zertifikate für die Teilnehmer zu generieren.

1. Klicken Sie dafür auf den Button „ABSCHLUSSVERWALTUNG FREISCHALTEN“

→  Achtung! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Um eine revisions- und rechtssichere Dokumentation des Live Events zu gewährleisten, können bestimmte Daten anschließend nicht mehr bearbeitet werden: Titel, Start- und Ende-Datum, Zertifikate, der Teilnehmerkreis (Lernende). Sie können den Lernenden aber weiterhin Lernmaterialen zur Verfügung stellen.

Nach Bestätigung des Freischaltauftrags öffnet sich die Abschlussverwaltung automatisch.

Nun können Sie die Teilnahme ausgewählter Personen bestätigen.

2. Aktivieren Sie das Häkchen vor dem Namen der Person

3. Bestätigen Sie die Auswahl durch Klick auf den Butten „AUSGEWÄHLTE MODIFIZIERN“ rechts unten

4. Anschließend können Sie für die ausgewählten Personen entweder die (erfolgreiche) Teilnahme bestätigen („Abschlusskriterium erfüllt“) oder verweigern („Abschlusskriterium nicht erfüllt“). Welches Kriterium zur Anwendung kommt, etwa ob die Anwesenheit alleine genügt oder während des Events ein Test absolviert wurde, bleibt der Kursleitung belassen.

→  Hinweis! Sollte Ihnen bei der Teilnahmebestätigung ein Fehler unterlaufen oder ein Teilnehmer nachträglich das Kriterium erfüllen, lässt sich die Aktion jederzeit über „Zurücksetzen (Ergebnis ausstehend)“rückgängig machen.

5.3 Lernpfade erstellen

5.3.1 Kurse zu einem Lernpfad verbinden

Mit der Lernpfad-Funktion können auf der Lernplattform beliebig viele Kurse miteinander verknüpft und dabei alle Kurstypen kombiniert werden.

Zu den kombinierbaren Kurstypen zählen:

• eigene und gebuchte E-Learnings,
• Live Events (z.B. Webinare, Seminare)
• externe LTI-Ressourcen

Administratoren entscheiden, ob die Lernenden den Lernpfad in vorgegebener („sequentieller“) oder in beliebiger („flexibler“) Reihenfolge absolvieren sollen. Sobald Sie Lernende in Ihren Lernpfad eingeladen haben, erhalten diese standardmäßig umgehend eine Benachrichtigung per Mail.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“.

3. Betätigen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“.

4. Klicken Sie unter „Lernpfad“ auf das Feld „Auswählen“

5. Legen Sie einen passenden Titel für Ihren Lernpfad fest.

6. Wählen Sie anschließend aus, ob Ihr Lernpfad in festgelegter oder in beliebiger Reihenfolge absolviert werden soll.

7. Speichern Sie Ihre Änderungen.

→ TIPP: Mithilfe der vorgegebenen Reihenfolge („sequentieller Lernpfad“) lassen sich Lernszenarien umsetzen, bei denen die Lernenden schrittweise durch eine Reihe von Kursen oder Modulen geführt werden, um ein bestimmtes Lernziel zu erreichen. Die Reihenfolge, in der die Kurse von den Lernenden abgeschlossen werden, ist vorgegeben.

Wenn die Reihenfolge, in der die Kurse von den Lernenden abgeschlossen werden soll, nicht von Bedeutung ist, ermöglicht die beliebige Reihenfolge („flexibler Lernpfad“) der Lernpfade beispielsweise die thematische Bündelung von Kursen oder Modulen.

Lernpfade können jederzeit erweitert und aktualisiert werden, auch wenn Lernende den Lernpfad bereits gestartet haben. So können Administratoren das Lernen im Lernpfad über einen beliebigen Zeitraum hinweg gezielt steuern.

5.3.2 Lernpfade anpassen

Sobald Sie Ihren Lernpfad erstellt haben, haben, können Sie diesen aufrufen und nach Ihrem Belieben anpassen. Erstellte Lernpfade befinden sich unter dem Menüpunkt „Kurse“.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“.

3. Betätigen Sie das Feld „Weitere Filter“.

4. Wählen Sie bei den weiteren Filtern den Kurstyp „Lernpfad“ aus

5. Klicken Sie anschließend auf „Suchen“.

→ HINWEIS: Zur besseren Übersichtlichkeit für Lernende und Administratoren wird auf den Kacheln von Lernpfaden stets die Anzahl der enthaltenen Kurse angezeigt.

6. Wählen Sie einen Lernpfad aus, den Sie bearbeiten möchten.

7. Wählen Sie den Reiter „Lernpfad“ aus, um Ihrem Lernpfad Kurse und eine mögliche Kursreihenfolge zuzuweisen.

8. Wenn Sie die Kursreihenfolge von „beliebig“ oder „vorgegeben“ ändern möchten, betätigen Sie bitte das Symbol ‘‘…“ auf der rechten Seite. Wählen Sie Ihren gewünschten Lernpfad-Typ aus und speichern Sie anschließend.

9. Fügen Sie Ihrem Lernpfad entsprechende Kurse hinzu, indem Sie auf „Kurs hinzufügen“ klicken.

10. Fügen Sie Ihrem Lernpfad eine beliebige Anzahl an Kursen durch einfaches Auswählen hinzu. Speichern Sie anschließend Ihre Anpassungen.

11. Nachdem Sie Ihrem Lernpfad Kurse hinzugefügt haben, können Sie die Reihenfolge jederzeit ändern, indem Sie einen Kurs mit Ihrer Maus anklicken und gedrückt halten und diesen verschieben.

12. Wenn Sie einen Kurs aus Ihrem Lernpfad entfernen möchten, betätigen Sie das ‘‘…“ Symbol und klicken Sie anschließend auf „Kurs entfernen“.

13. Sie haben die Möglichkeit Ihren Lernpfad zu löschen, indem Sie innerhalb Ihres Lernpfads zum Reiter „Löschen“ wechseln.

14. Betätigen Sie die Schaltfläche „Löschen“, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie Ihren Lernpfad mitsamt den enthaltenen Kursen, den eingeschriebenen Lernenden und den generierten Zertifikaten löschen möchten. Sie werden ein weiteres Mal gefragt, ob Sie sich sicher sind, den Löschvorgang fortzusetzen. Fahren Sie fort, wenn Sie sich sicher sind.

5.4 Authoring: Quiz, Abschlusstest und Kurse selbst gestalten

Das Autorentool von TUTOOLIO ist ein vollständig integriertes Tool zur Erstellung und Veröffentlichung eigener E-Learning-Inhalte und insbesondere Tests. Es bietet eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Funktionalität, mit der interaktive Kurse erstellt werden können, die Texte, Bilder, Videos und Wissenstests beinhalten.

Dieses System ermöglicht eine intuitive Kursgestaltung, die sowohl für Einsteiger als auch für fortgeschrittene Autoren geeignet ist. Die Inhalte können anschließend direkt in das TUTOOLIO LMS eingebunden und mit Lernenden geteilt werden.

Um das Tool zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Klicken Sie auf Kurse
3. Klicken Sie auf „+Hinzufügen“
4. Wählen Sie „E-Learning erstellen“ und legen Sie den Namen des Kurses fest. Anschließend „speichern“!

5. Als nächstes wechseln Sie in der Kurs-Übersichtsseite auf den Reiter „BEARBEITEN“

6. Um die Komponenten auszuwählen, klicken Sie auf das Plus-Zeichen. Aus der Komponentenbibliothek können auswählen:

• Layout: Vertikaler Abstand, damit die Darstellung luftiger oder bündiger wirkt
• Infos: Felder für Texte, Akkordeons und Hinweise
• Interaktion: Fragequiz, Lückentext, Kursabschluss-Button
• Medien-Integration: Bild, Audio, Video

7. Durch Klicken auf das „Einstellungen“-Symbol öffnet sich auf der rechten Seite ein zweites Menü, mit dem Sie die Details der ausgewählten Komponente konfigurieren können.

8. Durch Klicken auf das „Auge“ öffnen Sie die Vorschau.

9. Mit dem Zahnrad legen Sie fest, wie viele Fragen zum Bestehen eines Abschlusstests richtig beantwortet werden müssen. (Bei nur einer Frage sind es selbstverständlich 100%)

10. Wenn der Kurs Ihren Erwartungen entspricht, können Sie ihn veröffentlichen. Erst dadurch wird es möglich, den Kurs Lernenden zuzuweisen.

→ TIPP: Bitte speichern Sie regelmäßig, damit keine Fortschritte verlorengehen! Dafür klicken Sie auf das Disketten-Symbol.

5.5 Spezifische Einstellungen zu den Kursen

Sie haben alle Kurse eingestellt oder eingekauft und möchten nun Ihre Mitarbeitenden einschreiben?
Bevor Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter in das System laden, prüfen Sie vorab, ob Ihnen die Voreinstellungen im LMS bereits gefallen oder ob Sie daran Änderungen vornehmen möchten.

Möchten Sie…

… Anhänge zu Kursen hinterlegen?
(Voreinstellung: keine Anhänge)

… Ihr eigenes Logo in die Kopfzeile der Zertifikate implementieren?
(Voreinstellung: TUTOOLIO-Logo)

…eigene E-Mailtexte verwenden?
(Voreinstellung: TUTOOLIO-Texte)

… Kurs-Einstellungen überspringen und mit dem nächsten Punkt fortfahren?

5.5.1 Allgemeine Kursbeschreibungen und ergänzende Hinweise für Lernende

Wer einen Kurs hochlädt, darf Beschreibungen zu diesem Kurs hinzufügen. Diese dienen in erster Linie dazu, den Lernenden Orientierung zu geben und sie über die Inhalte, Ziele und Relevanz eines Kurses zu informieren. Sie helfen dabei, Erwartungen zu steuern, indem sie aufzeigen, welche Themen behandelt werden, wie lange der Kurs dauert und für welche Zielgruppe er geeignet ist. Besonders in Unternehmen mit vielen Schulungspflichten ermöglichen Kursbeschreibungen eine einfache Identifikation relevanter Weiterbildungen und unterstützen die gezielte Zuweisung durch Administratoren oder HR-Verantwortliche.

Für das Lernmanagement und die Compliance-Dokumentation sind Kursbeschreibungen ebenfalls essenziell. Sie ermöglichen eine strukturierte Kursverwaltung, erleichtern die Kategorisierung und Filterung und sorgen für eine bessere Übersichtlichkeit im Schulungsangebot. In Audits oder rechtlichen Nachweisen bieten sie eine nachvollziehbare Dokumentation der Schulungsinhalte und helfen, Schulungspflichten systematisch nachzuweisen. Zusätzliche Funktionen, wie mehrsprachige Beschreibungen oder die Verlinkung von Ressourcen, erweitern die Nutzbarkeit und machen das LMS zu einem effektiven Werkzeug für unternehmensweite Weiterbildung.

Hier haben Mandanten-Admins nun auch in gebuchten Kursen die Möglichkeit, die Beschreibung um spezifische Informationen für deren Lernende zu erweitern. Den Lernenden werden die Kurs-Beschreibung und zusätzlich die ergänzenden Hinweise angezeigt.

Formatierung der Kurs-Beschreibungen und ergänzenden Hinweise

Sowohl die Kurs-Beschreibungen als auch die ergänzenden Hinweise können mit einem Editor formatiert werden.

Das ermöglicht eine ansprechende und gut strukturierte Darstellung der Kurs-Beschreibung und der ergänzenden Hinweise.

5.5.2 Anhänge zu Kursen hinterlegen

Individualisieren Sie die Kursinhalte, indem Sie betriebsspezifische Anhänge zu Kursen hinzufügen. Zu jedem Kurs können Sie beliebig viele Anhänge hinzufügen. Jeder Lernende hat Zugriff auf die Anhänge.

Die Anhänge können als Datei, als Link oder als Freitext hinterlegt werden. Nutzen Sie die Anhang-Funktion, um z. B. per Link auf weiterführende Informationen in Ihrem Intranet hinzuweisen. Oder hängen Sie bspw. eine Liste der wichtigsten Kontakte in Bezug auf den Kurs per PDF an.

Sollten Sie Anhänge zu Ihren Kursen für Ihre Lernenden hinterlegen wollen, folgen Sie bitte diesen Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

→ HINWEIS: Administratoren können die Reihenfolge der Anhänge in Kursen anpassen. Die ergänzenden Kursmaterialen können damit beispielsweise nach Priorität geordnet werden

3. Klicken Sie auf den Reiter „Anhänge“ und dann auf den Button „Anhänge bearbeiten“.

4. Wählen Sie im Dropdownmenü „Link“, „Dokument“ oder „Sonstiges“ und geben Sie dem Anhang eine Bezeichnung nach Ihren Wünschen (z. B. „Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner“).

5. Fügen Sie per Drag & Drop ein PDF hinzu. Oder -falls ein Link gewählt wurde- die korrekte URL ein. Bei „Sonstiges“ können Sie einen Text nach Ihren Vorstellungen einfügen.

5.5.3 Kurs-Kategorien erstellen

Verschlagwortung: Administratoren können Scvhlagworte zu Kursen hinzufügen, um die Ordnung im Administratorbereich zu verbessern und die Auffindbarkeit bestimmter Inhalte zu erleichtern. Diese Schlagwörter sind ausschließlich für Administratoren sichtbar.

Ordner für Lernende: Um auch den die Übersicht zu vereinfachen, können Kurse Ordnern zugewiesen werden. Insbesondere wenn es viele Kurse gibt, finden Lernende links unter „Meine Kurse“ diese Kursordner. So lassen sich beispielsweise Pflichtunterweisungen in einem entsprechenden Ordner sammeln.

Wenn Sie Kurs-Kategorien erstellen möchten, folgen Sie bitte folgenden Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im ersten Reiter „Einstellungen“ befinden.

4. Betätigen Sie im Bereich „Einstellungen“ neben „Schlagworte“ oder „Ordner für LErnende“ das Zahnrad-Symbol.

5. Tragen Sie nun eine beliebige Anzahl an Kategorien ein und bestätigen Sie jede einzelne mit der „Eingabe-Taste“ („Enter-Taste“).

6. Sichern Sie Ihre vorgenommenen Änderungen mithilfe der Schaltfläche „Speichern“.

→ TIPP: Administratoren können ebenfalls nach öffentlichen Kategorien filtern, jedoch sind diese Kategorien hauptsächlich darauf ausgerichtet, den Lernenden eine benutzerfreundliche Navigation und eine bessere Übersicht über die verfügbaren Kurse zu bieten.

Überprüfen Sie ganz einfach, ob Ihnen Ihre erstellten Kategorien zusagen.

7. Rufen Sie Ihre Kurse auf.

8. Klicken Sie auf „Weitere Filter“.

9. Tragen Sie anschließend einzelne oder Kombinationen von Kategorien ein und bestätigen Sie mithilfe der Schaltfläche „Suchen“.

5.5.4 Kursdateien aktualisieren

Verfügen Sie über eigene Kurse, deren Inhalte Sie stetig aktualisieren möchten, um Ihren Lernenden stets die neuesten Lerninhalte präsentieren zu können?

Auf Ihrer Lernplattform bietet sich Ihnen die Möglichkeit, Ihre eigenen Kurse zu aktualisieren, nachdem Sie in Ihrer Kursdatei Anpassungen vorgenommen haben.

Folgen Sie dazu folgenden Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus. Wichtig ist, dass es sich um Ihren eigenen Kurs handelt.

3. Wechseln Sie zum Reiter „Datei“.

4. Betätigen Sie die Schaltfläche „Kurs aktualisieren“.

5. Es ist erforderlich, dass in diesem Feld Änderungsvermerke eingetragen werden. Gleichzeitig verschafft es Ihnen eine bessere Übersicht über die Versionshistorie Ihres Kurses.

6. Laden Sie nun die neueste Version Ihrer Kursdatei hoch, indem Sie die Datei im korrekten Dateiformat von Ihrem Speicherort in den gekennzeichneten Bereich ziehen. Andernfalls können Sie den gekennzeichneten Bereich anklicken, mithilfe des geöffneten Fensters den Speicherort Ihrer Kursdatei suchen und diese auswählen.

7. Betätigen Sie die Schaltfläche „Speichern“.

5.5.5 Zertifikate individualisieren

Die Zertifikat-Individualisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Kursarten gerecht zu werden.

Das personalisierte Dokument, das beim erfolgreichen Abschluss eines Kurses als PDF-Datei generiert wird, trägt standardmäßig die Bezeichnung „Zertifikat“.

Sie haben die Möglichkeit, das gesamte Zertifikat, bis auf den Namen der Lernenden Person und den absolvierten Kurs zu ändern.

Diese Funktion ist ausschließlich bei Kursen verfügbar, die Sie selbst erstellt haben.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im ersten Reiter „Einstellungen“ befinden.

4. Betätigen Sie im Bereich „Zertifikat“ neben „Textbausteine“ das Zahnrad-Symbol.

Mithilfe der Textbausteine können Sie den Inhalt der Zertifikate des ausgewählten Kurses nach Ihren Vorstellungen gestalten.

5. Tragen Sie hierzu Ihre Präferenzen in die dafür vorgesehen Felder ein.

6. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Durch die Möglichkeit, Zertifikate nach Ihrem Belieben anzupassen, können Sie das personalisierte Dokument an den spezifischen Zweck oder Kontext des jeweiligen Kurses anpassen. Das ermöglicht eine präzisere Kommunikation über eine Art der Leistung, die der Absolvent erbracht hat. Je nach Art des Kurses kann eine Überschrift wie beispielsweise „Teilnahmebescheinigung“ oder „Unterweisungsnachweis“ passender sein als die Bezeichnung „Zertifikat“.

5.5.6 Zertifikate deaktivieren

Bislang wird für jeden erfolgreichen Abschluss eines Kurses ein personalisiertes Zertifikat in Form einer PDF-Datei für den Absolventen generiert. Es ist auch möglich, die personalisierten Zertifikate je Kurs zu deaktivieren. Dies verhindert, dass Zertifikate unnötigerweise für Kurse generiert werden, bei denen dies nicht erforderlich oder relevant ist.

Diese Funktion ist ausschließlich bei Kursen verfügbar, die Sie selbst erstellt haben.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im ersten Reiter „Einstellungen“ befinden.

4. Betätigen Sie im Bereich „Zertifikat“ neben „Status“ den Schalter.

→ HINWEIS: Die Zertifikatsoption kann jederzeit aktiviert und deaktiviert werden. Wird die Zertifikatsoption zu einem Zeitpunkt deaktiviert, zu dem bereits Zertifikate ausgestellt wurden, werden alle zuvor generierten Zertifikate gelöscht. Die Zertifikatsoption kann auch zunächst deaktiviert werden und erst zu einem bestimmten, späteren Zeitpunkt aktiviert werden. Erst dann werden für alle erfolgreichen Abschlüsse Zertifikate generiert.

5.5.8 Abschlussuhrzeit auf Zertifikaten anzeigen lassen

Auf dem Zertifikat wird stets das Abschlussdatum ausgewiesen, um eine hinreichende Dokumentation über den erfolgreichen Abschluss eines Kurses zu gewährleisten.

Sie haben die Option, zusätzlich die Abschlussuhrzeit auf dem Zertifikat anzuzeigen. Damit kann beispielsweise nachvollzogen werden, ob ein Lernender einen Kurs innerhalb oder außerhalb seiner regulären Arbeitszeit abgeschlossen hat. Wenn der Kurs außerhalb der regulären Arbeitszeit abgeschlossen wurde, kann das mit dem Zertifikat nachgewiesen werden und ggf. eine Arbeitszeitgutschrift erfolgen.

Diese Funktion ist ausschließlich bei Kursen verfügbar, die Sie selbst erstellt haben.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im ersten Reiter „Einstellungen“ befinden.

4. Betätigen Sie im Bereich „Zertifikat“ neben „Abschluss-Uhrzeit“ den Schalter.

→ HINWEIS: In den meisten Anwendungsfällen soll die Abschlussuhrzeit aus Datenschutz-Erwägungen nicht auf dem Zertifikat ausgewiesen werden.
Die Anzeige der Abschlussuhrzeit auf dem Zertifikat kann durch Administratoren aktiviert und deaktiviert werden. Die Voreinstellung ist weiterhin, dass nur das Abschlussdatum (ohne Abschlussuhrzeit) auf dem Zertifikat angezeigt wird.

5.5.9 Eigenes Logo auf dem Zertifikat implementieren

Nach erfolgreichem Abschluss eines Kurses erhält jeder Lernende ein Zertifikat. Sie haben die Möglichkeit, das Zertifikat mit Ihrem Logo (oder einer anderen Grafik) zu personalisieren. Das Logo erscheint in der Kopfzeile (Header) des Zertifikats.

Wenn Sie Ihr eigenes Logo auf dem Zertifikat wünschen, halten Sie Ihr Logo bitte als JPG, JEPG oder PNG im Format 2480 x 709 Pixel bereit:

Wie Sie Ihr Logo auf dieses Format anpassen können, erfahren Sie in der Anleitung im Download „Zertifikatsheader (Kopfzeile) gestalten“ im Downloadbereich.

5.5.10 Eigene E-Mailtexte verwenden

Alle E-Mails, die von der TUTOOLIO-Lernplattform verschickt werden, sind individuell anpassbar. Die Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Texte global für alle Kurse ändern:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Links auf „Einstellungen“ klicken.

3. Reiter „Benachrichtigungen anklicken.

4. Zum Menüpunkt „Benachrichtigungsinhalte“ scrollen.

5. Auf das Zahnradsymbol rechts klicken (in der Abbildung für die „Aktivierung“).

6. „Eigene Mailtexte verwenden“ wählen.

7. Geben Sie den gewünschten Text ein.

8. Speichern Sie anschließend Ihren fertigen Wunschtext.

→ TIPP: Verwenden Sie die zur Verfügung stehenden Variablen, die automatisch z. B. Vor- oder Nachnamen des Lernenden einfügen oder den Namen des gerade aktuellen Kurses:

Verfügbare Variablen:

Alle E-Mailvorlagen finden Sie als Hilfestellung „E-Mailtexte anpassen“ im Downloadbereich.

→ HINWEIS: Die Variable „[USER_PASSWORD_RESET_URL]“ kann nur in den E-Mailtexten zur „Aktivierung“ und „Passwort“ verwendet werden.

5.5.11 Benachrichtigungsinhalte pro Kurs anpassen

Wenn Sie bei einzelnen Kursen individuelle Benachrichtigungsinhalte hinterlegen möchten, gehen Sie bitte so vor:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Klicken Sie links auf „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht Ihren gewünschten Kurs aus.

3. Sie befinden sich automatisch im Reiter „Einstellungen“ Ihres gewählten Kurses.

Scrollen Sie nach unten, bis Sie bei den Unterpunkten „Benachrichtigungen“ und „Benachrichtigungsinhalte“ angelangt sind.

4. Innerhalb der Benachrichtigungseinstellungen können Sie festlegen, welche Art der Benachrichtigungen die Lernenden zukünftig für diesen Kurs erhalten sollen.

5. Sie können Benachrichtigungsinhalte, wie beispielsweise „Einladungen“ für jeden Kurs individuell festlegen. Die verfügbaren Variablen helfen Ihnen beim Erstellen Ihrer neuen Benachrichtigungsinhalte.

6. Informieren Sie Ihre Beschäftigten

Damit Benachrichtigungen aus dem Lernportal nicht übersehen werden oder in den Spamordner wandern, ist es ratsam, Ihre Mitarbeiter vorab zu informieren, dass und wie sie mit TUTOOLIO geschult werden.

Hier finden Sie Informationen, die Sie für das Briefing Ihrer Beschäftigten verwenden können:

1. Ein Musteranschreiben, das Sie an Ihre Mitarbeiter senden können, um sie über das neue Lernportal zu unterrichten:
   „Musteranschreiben für Mitarbeiter“ im Downloadbereich.
2. Eine Kurzanleitung für die Beschäftigten, wie sie sich als Lernende auf der Lernplattform zurechtfinden können (PDF):
   „Kurzanleitung für Mitarbeiter / Lernende“ im Downloadbereich.

7. Einschreibungen verwalten

7.1 Lernende zu einem Kurs einladen

Sie wollen Ihren Lernenden einen Kurs zuweisen? Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Den Reiter „Lernende“ auswählen

4. Nun auf der rechten Seite „Aktionen“ wählen

5. Aus der Drop-Down-Liste „Lernende einschreiben“ wählen

Sie haben nun wieder 3 Möglichkeiten, die Einladungen zu versenden.

Möchten Sie…

… ALLE Beschäftigten auf einmal einladen?

… EINE einzelne Person einladen?

… Eine GRUPPE von Personen, gemäß KATEGORIE(N), einladen?

7.2 Alle Beschäftigten auf einmal einladen

6. Wenn Sie alle aus der angezeigten Liste zeitgleich einladen möchten, setzen Sie ein Häkchen bei „Name“ (durch Anklicken der kleinen Checkbox)

7. Anschließend „Jetzt einladen“ klicken

7.3 Eine einzelne Person einladen

6. Eine einzelne Person ist über die Suchleiste auffindbar:

7. Anschließend das Häkchen neben dem Namen setzen und „Jetzt einladen“ klicken

→HINWEIS: Sie haben die Möglichkeit bereits versendete Einladungen zurückzuziehen. Auch, wenn Lernende den Kurs bereits gestartet haben.

7.4 Eine Gruppe von Lernenden mithilfe von Kategorien einladen

Mithilfe der zugeordneten Kategorien können Sie Kurs ganz gezielt an einen bestimmten Personenkreis ausspielen.

6. Klicken Sie dafür auf „WEITERE FILTER“ und wählen anschließend aus dem Drop-Down-Menü aus. Sie können eine Kategorie auswählen oder auch mehrere.

→ BEISPIEL: Unser Muster-Administrator Herr Mustermann möchte den Datenschutzkurs nur jenen Beschäftigten zuweisen, die am Standort Bonn im Pflegedienst tätig sind. Dafür wählt er in der Drop-Down-Liste die Kategorie „Bonn“ und „Pflegedienst“ aus.

Klickt er anschließend auf „Suchen“, werden ihm nur die Beschäftigten mit den beiden Kategorien angezeigt. Genau jene Gruppe, die er zum Kurs einladen wollte.

→ HINWEIS: Eine Kombination aus Kategorien, wie in dem o.g. Beispiel, schließt NICHT jene Lernende ein, die nur EINE der beiden Kategorien haben. Es werden nur Datensätze angezeigt, die BEIDE Kategorien haben.

7.5 Eine Person in mehrere Kurse einschreiben

Wenn Sie einen Lernenden in mehrere Kurse einladen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Benutzer“ und wählen Sie in der Benutzerübersicht einen Lernenden aus.

3. Betätigen Sie die Schaltfläche „Einschreibungen hinzufügen“

4. Wählen Sie nun die entsprechenden Kurse, in die der Lernende eingeschrieben werden soll, indem Sie das freie Feld links neben dem Kursnamen anklicken.

5. Wenn Sie einen Lernenden in alle Kurse einschreiben möchten, klicken Sie das freie Feld links neben der Bezeichnung „Kurs“ an.

6. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Einschreiben“.

7. Nun werden Sie gefragt, ob Sie sich sicher sind, Ihren Lernenden in die von Ihnen ausgewählten Kurse einzuschreiben. Bestätigen Sie mithilfe der Schaltfläche „Einschreiben“.

7.6 Einschreibungen revidieren/löschen

Es kann schon einmal passieren, dass User unbeabsichtigt zu Kursen eingeladen werden. Das lässt sich leicht beheben – und es funktioniert fast genauso wie das Einschreiben von Lernenden, wenn Sie vom Kurs aus starten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. „Lernende“ auswählen

4. Klicken Sie auf „Aktionen“ oben rechts

5. Wählen Sie „Einschreibungen löschen“

Anschließend wählen Sie die Nutzer aus, die deren Einschreibung Sie löschen wollen.

→ HINWEIS: Bitte achten Sie darauf, dass der Löschauftrag nicht mit einer Automatisierungsregel kollidiert, die immer Vorrang hat. Das Löschen wird in diesem Fall umgehend wieder rückgängig gemacht.

7.7. Kurse wiederholen lassen

7.7.1 Warum müssen Kurse wiederholt absolviert werden?

Lernende können zur Wiederholung eines Kurses aufgefordert werden, weil regelmäßige Unterweisungen und Schulungen in vielen Bereichen, insbesondere in der IT-Sicherheit, Datenschutz, Compliance und Arbeitsschutz, gesetzlich vorgeschrieben oder best practice sind. Die Hauptgründe sind:

Gesetzliche Vorgaben und Vorschriften

Viele Branchen unterliegen gesetzlichen Schulungspflichten, wie die DSGVO im Datenschutz, NIS2 für Cybersecurity oder Arbeitsschutzrichtlinien.

Wiederholungsunterweisungen müssen z. B. gemäß dem Arbeitsschutzgesetz regelmäßig, mindestens aber einmal jährlich, durchgeführt werden​.

Sicherstellung der Nachhaltigkeit des Lernens

Lerninhalte verblassen mit der Zeit. Durch wiederholte Schulungen wird sichergestellt, dass Mitarbeiter aktuelle Kenntnisse behalten und ihr Verhalten entsprechend anpassen.

Veränderungen in der Gesetzgebung oder Unternehmensrichtlinien

Wenn sich Vorschriften ändern, müssen Lernende erneut geschult werden, um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten Anforderungen vertraut sind​.

Reaktion auf sicherheitskritische Ereignisse

Nach einem Sicherheitsvorfall oder Beinahe-Unfall kann es notwendig sein, dass bestimmte Kurse erneut durchlaufen werden, um zukünftige Risiken zu minimieren​.

Verhaltensbezogene Wiederholung

Wenn Lernende sicherheitskritisches oder fehlerhaftes Verhalten zeigen (z. B. wiederholt auf Phishing-E-Mails klicken), können sie gezielt zur Wiederholung eines Schulungskurses aufgefordert werden.

7.7.2 Wie kann ich Lernende auffordern, einen Kurs zu wiederholen?

Wenn Sie einen Lernenden zur Wiederholung auffordern möchten, kann dies auf zwei Wegen erfolgen: Der Weg über die „Automatisierungen“ ist im gleichnamigen Kapitel beschrieben. Aber auch manuell können Sie Wiederholungen einstellen. Grundsätzlich funktioniert dies so wie zuvor bei den Erinnerungen beschrieben:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. „Lernende“ auswählen

4. Klicken Sie auf „Aktionen“ oben rechts

5. Wählen Sie „Wiederholen lassen“

Anschließend wählen Sie die Nutzer aus, die einen Kurs wiederholen sollen.

7.8 Erinnern Sie säumige Lernende

Einige Ihrer Lernenden haben einen Kurs noch nicht absolviert und Sie wollen sie daran erinnern? Dann führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Lernende wählen

4. Klicken Sie auf „Aktionen“ oben rechts

5. Wählen Sie „Erinnerungen versenden“

Sie haben nun wieder 3 Möglichkeiten, die Erinnerungen zu versenden. Das Vorgehen beim Erinnern ist identisch mit dem Vorgehen beim Einladen.

Möchten Sie…

… ALLE Beschäftigten auf einmal erinnern?

… EINE einzelne Person erinnern?

… Eine GRUPPE von Personen, gemäß KATEGORIE(N), erinnern?

8. Automatisierungsregeln

Lassen Sie das TUTOOLIO LMS für Sie die Arbeit erledigen:

Automatisieren Sie…

• das erstmalige Einschreiben von Nutzern in einen Kurs
• das Erinnern von säumigen Usern
• das erneute Einschreiben in einen Kurs nach einem von Ihnen gewünschten Intervall (Wiederholungen).

8.1 Automatisierungsregeln festlegen

Möchten Sie Ihre ersten Automatisierungsregeln festlegen? Dann führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Links auf „Einstellungen“ gehen.

3. „Automatisierungen“ wählen

4. „Automatisierung hinzufügen“ anklicken

5. Wählen Sie im Dropdown-Menü eine der Automatisierungen z.B. „Kurs-Erinnerungen“. Beim Erstellen der Automatisierungsregel kann nur ein Kurs ausgewählt werden.

6. Legen Sie ggfs. über die Kategorien fest, welche der Benutzer erinnert werden sollen. Es werden nur Nutzer erinnert, die den Kurs noch nicht abgeschlossen haben.

7. Bestimmen Sie den Zeitraum, in dem die Benutzer regelmäßig erinnert werden.

→ TIPP: Wählen Sie „Speichern und aktivieren“, wenn die Regel sofort umgesetzt werden soll. Wenn Sie die Regel erst zu einem späteren Zeitpunkt einschalten möchten, können Sie den Button „Speichern“ wählen. Dann ruht die Regel, bis Sie sie einschalten.

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8.2 Einschränkung der Automatisierungsregel auf bestimmte Kategorien

Mandanten-Administratoren können eine Automatisierungsregel auf eine bestimmte Benutzerkategorien-Kombination einschränken.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Links auf „Einstellungen“ gehen.

3. „Automatisierungen“ wählen

4. „Automatisierung hinzufügen“ anklicken

5. Wählen Sie im Dropdown-Menü eine der Automatisierungen z.B. „Kurs-Einschreibungen“.

6. Legen Sie fest, in welchen Kurs die Lernenden eingeschrieben werden sollen.

7. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Benutzer eingrenzen“.

8. Tragen Sie die Kategorien, welche von den Kurseinladungen ein- oder ausgeschlossen werden sollen, in die zutreffenden Felder ein.

9. Speichern Sie, um Ihre neue Automatisierungsregel zu hinterlegen. Klicken Sie auf „Speichern und aktivieren“, um Ihre Automatisierungsregel umgehend zu aktivieren.

8.3 Besonderheit beim Einrichten der Regeln zur Wiederholung

Wenn Sie die Mitarbeitenden einen Kurs wiederholen lassen möchten, benötigt das LMS eine Angabe, wann die Wiederholung erfolgen soll.

1.  Geben Sie zunächst das Intervall an, zu welchem die Wiederholung greifen soll.
2. Sie können unter „Start“ auswählen, zu welchem Trigger das Intervall starten soll.

a) Letztes Einschreibungsdatum: Schreibt jeden User ein zu dem Datum, an dem er das letzte Mal eingeladen wurde + 365 Tage.
→  Hinweis: Anders, als wenn Sie manuell zur Wiederholung einladen, werden bei dieser Automatisierung auch solche User neu eingeschrieben, die den Kurs noch nicht abgeschlossen haben. Alle werden neu eingeschrieben, erhalten eine entsprechende Benachrichtigung und werden in ihrem Status auf „unbearbeitet“ zurückgesetzt.

b) Letztes Abschlussdatum: Schreibt jene User ein zu dem Datum, an dem sie das letzte Mal den Kurs abgeschlossen hatten + 365 Tage.
→  Hinweis: Hier sind nur die Personen eingeschlossen, die den Kurs abschließen.

c) Individuelles Datum: Schreibt jeden User zu dem errechneten Datum ein, der sich im Kurs befindet.
→  Hinweis: Anders, als wenn Sie manuell zur Wiederholung einladen, werden bei dieser Automatisierung alle User neu eingeschrieben, erhalten eine entsprechende Benachrichtigung und werden in ihrem Status auf „unbearbeitet“ zurückgesetzt.

9. Zertifikate herunterladen

Sie haben die Möglichkeit alle Zertifikate herunterzuladen, die bei erfolgreichem Abschluss eines Kurses generiert wurden. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie alle Zertifikate eines Kurses herunterladen können:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Kurse“ und wählen Sie in der Kursübersicht den entsprechenden Kurs aus.

3. Klicken Sie auf den Reiter „Lernende“ und betätigen Sie die Schaltfläche „Zertifikate“.

4. Wählen Sie nun das Jahr aus, in dem das Zertifikat erstellt wurde und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Download starten“.

→ HINWEIS: Dieses Vorgehen muss derzeit für alle Kurse einzeln durchgeführt werden.

9.2 Zertifikate-Mappe eines einzelnen Users herunterladen

Sie möchten die Zertifikate eines einzelnen Users herunterladen? Auf der Benutzer-Detailseite befindet sich ein Download-Button, über den Administratoren alle Zertifikate eines Benutzers mit einem Klick in einer digitalen Mappe herunterladen können. (ZIP-Ordner).

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Benutzer“ und wählen Sie in der Übersicht den entsprechenden Benutzer durch einfaches Anklicken des Namens aus.

3. Betätigen Sie auf der rechten Seite die Schaltfläche „Zertifikate“.

10. Berichte erstellen

Unter dem Menüpunkt „Berichte“ können Administratoren und Auswerter Berichte je nach Bedarf und Zweck generieren, beispielsweise zur Überwachung von Lernfortschritten, zur Analyse von Lernverhalten, zu Nachweiszwecken in Audits und Betriebsprüfungen und vielen mehr.

Die Berichte können konfiguriert werden für…

• einen oder mehrere ausgewählte Kurse
• eine oder mehrere Benutzerkategorien
• eine oder mehrere Kurs-Kategorien (öffentliche und private)
• Lernfortschritt (z.B. „Gestartet“ oder „Unbearbeitet“
• einen bestimmten Zeitraum
• aktive und/oder deaktivierte Benutzer

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der „Administrieren-Ansicht“ befinden.
2. Links auf „Berichte“ gehen.

3. Nachdem Sie Ihre Präferenzen festgelegt haben, betätigen Sie die Schaltfläche „Bericht generieren“.

Über den zweiten Reiter „Benutzer“ können Administratoren außerdem tiefere Einblicke in alle Änderungen an Benutzerkonten nehmen. Der Bericht zeigt an, von wem, wann und welche Änderungen in Benutzerdaten und -konten vorgenommen wurden, einschließlich:

• Erstellung von Konten
• Bearbeitung von Kontodaten
• Deaktivierung von Konten
• Löschung von Konten

Das erhöht die Nachvollziehbarkeit für Mandanten-Administratoren und ermöglicht eine effektive Kontrolle der Benutzerkonten und -daten.

Über den dritten Reiter „Aktive Accounts“ können Administratoren außerdem nachvollziehen, ob ein Nutzer oder viele Nutzer insgesamt in ausgewählten Zeiträumen im System aktiviert waren. Diese Information dient der Transparenz bei Abrechnungen.

→ TIPP: Durch die Bereitstellung der Berichte als CSV-Download erhalten Administratoren und Auswerter die Möglichkeit, die Daten in anderen Programmen oder Tools weiter zu analysieren und zu verarbeiten.

Glossar