Frage 1
Hallo Tobias, Woran arbeitest du im Ausschreibungsmanagement gerade?
„Nachdem ich die bestehenden Workflows professionalisiert habe, geht es jetzt darum, diese in den Arbeitsalltag zu integrieren und mit Leben zu füllen. Das bedeutet konkret: Vergabeplattformen systematisch nach potenziellen Ausschreibungen scannen, Go/No-Go-Entscheidungen treffen, Vergabeunterlagen analysieren und auswerten, klare Arbeitsschritte sowie Verantwortlichkeiten definieren, Fristen setzen und das Zeitmanagement umsetzen, Fachabteilungen einbinden, alle erforderlichen Unterlagen zusammentragen und ausfüllen, eine finale Prüfung durchführen und die ordnungsgemäße Abgabe sicherstellen.“
Frage 2
Was macht eine erfolgreiche Ausschreibung aus deiner Sicht aus?
„Der Zuschlag – das ist das Ziel. Dafür braucht es aber klare Anforderungen vom Auftraggeber, fristgerechte Rückmeldungen aus den Fachabteilungen und transparente, nachvollziehbare Abläufe.“
Frage 3
Was ist eine Herausforderung hinter den Kulissen, die von außen niemand sieht?
„Es gibt mehrere: Manche Auftraggeber zeigen wenig Sensibilität für klare Anforderungsdefinitionen und praktische Umsetzbarkeit
- Formulare, die zwar ausfüllbar sein sollen, es aber nicht sind
- sich widersprechende Dokumente
- offensichtlich rechtswidrige Ausschlusskriterien, die erst im Eskalationsverfahren über Bieterfragen/Rügen gelöst werden
- Vergabeverfahren, die bereits einen Gewinner haben und nur formal durchgeführt werden – mit konstruierten Ausschlussgründen für alle anderen
Ein großes strukturelles Problem ist, dass jeder Auftraggeber andere Formalkriterien voraussetzt, obwohl diese eigentliche standardisiert sein sollten. Das machte jede Ausschreibung zu einer Einzelbetrachtung – zeitaufwändig und ressourcenintensiv.“
Frage 4
Worauf kommt es dir persönlich bei deiner Arbeit am meisten an?
„Mir sind Verlässlichkeit, Respekt und Fairness wichtig.“