Das neueste Release des TUTOOLIO LMS bietet noch mehr Komfort und Sicherheit beim Umgang mit Benutzerkonten. Ab sofort können Admins Benutzer:innen im LMS aktivieren und deaktivieren. Dies ist eine praktische und benutzerfreundliche Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Die neue Funktion bietet zahlreiche Vorteile für Sie und Ihre Organisation. Zunächst einmal schützt sie Sie vor unbeabsichtigtem Datenverlust. Benutzer:innen müssen zunächst deaktiviert werden, bevor sie endgültig und DSGVO-konform aus dem LMS gelöscht werden können. Dieser Zwischenschritt bietet zusätzliche Sicherheit und verhindert, dass Benutzer:innen versehentlich gelöscht werden. Auf diese Weise kann das Risiko von unbeabsichtigtem Datenverlust minimiert werden.
Darüber hinaus bietet das Aktivieren und Deaktivieren von Benutzerkonten die Möglichkeit, Daten, Zertifikaten und Dokumentationen zu archivieren. Deaktivierte Nutzer:innen haben keinen Zugang mehr zum LMS, aber ihre Accounts mit allen Daten und Einstellungen (z. B. Rollen) sowie ihre Dokumentationen und Zertifikate bleiben erhalten. Dies kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn Benutzer:innen die Organisation verlassen, aber ihre Daten aufbewahrt werden müssen, um beispielsweise Compliance-Anforderungen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, die über ein Beschäftigungsverhältnis hinaus bestehen können. Die Benutzer:innen können auch jederzeit wieder reaktiviert werden, wenn sie nach längerer Abwesenheit zurückkehren (z. B. aufgrund von Elternzeit).
Die Aussagekraft von Statistiken und Berichten über Lernaktivitäten und -fortschritte wird zudem verbessert, da Daten von deaktivierten Benutzern nicht einberechnet werden.
Insgesamt bietet die neue Funktion zur Aktivierung und Deaktivierung von Benutzerkonten im LMS zahlreiche Vorteile für Organisationen, die Wert auf effektive Datenverwaltung und Sicherheit legen.
Entdecken Sie die neueste Funktion des TUTOOLIO LMS:
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Feature-FAQ:
Was passiert mit den Benutzer-Lizenzen bei der De- und Reaktivierung von Benutzer:innen?
Benutzer:innen, die innerhalb eines Vertragsjahres aktive Benutzer:innen waren, werden berechnet. Eine Benutzer-Lizenz gilt für das gesamte Vertragsjahr. Benutzer:innen, die innerhalb eines Vertragsjahres nur deaktivierte Benutzer:innen waren – also vor einem Vertragsjahr deaktiviert und während des Vertragsjahrs nicht reaktiviert wurde – wird für das Vertragsjahr nicht berechnet.
Was passiert mit dem Kurs-Lizenzen bei der De- und Reaktivierung von Benutzer:innen?
Alle Einschreibungen inklusive Satus bleiben bei der Deaktivierung eines Benutzers/ einer Benutzerin erhalten. Die Deaktivierung eines Benutzers/ einer Benutzerin hat somit keine Auswirkungen auf die Anzahl der Kurs-Lizenzen.
Wo finde ich deaktivierte Benutzer:innen?
Im Menüpunkt „Benutzer“ und in den Kursen in der Registerkarte „Lernende“ werden in den Tabellen standardmäßig nur die aktiven Benutzer:innen angezeigt (Voreinstellung). Wählen Sie im Filter „Status“ die Option „Deaktiviert“ aus, um sich alle deaktivierten Benutzer:innen in der Tabelle anzeigen zu lassen. Eine gleichzeitige Ansicht von aktiven und deaktivierten Benutzer:innen in einer Tabelle ist aus Gründen der Prozess-Integrität nicht möglich.
Kann ich die Daten von deaktivierten Benutzer:innen aktualisieren?
Die Deaktivierung eines Benutzers/einer Benutzerin kommt einer Archivierung gleich. Dementsprechend können Daten von deaktivierten Benutzer:innen nicht verändert werden.
Wie verhalten sich die Automatisierungen in Bezug auf deaktivierte Benutzer:innen?
Deaktivierte Benutzer:innen sind von Automatisierungsregeln ausgeschlossen.
