Neue Funktionen im LMS: Zertifikate, Berichte und mehr!

Hier sind die Features, die Ihnen ab sofort zur Verfügung stehen:

1. Erweiterung der Zertifikate-Funktion

Die Zertifikat-Funktion wurde erweitert und bietet Administratoren nun zahlreiche neue Möglichkeiten, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Kursarten gerecht zur werden. *

1.1 Alternative Bezeichnungen für „Zertifikat“ wählen

Das personalisierte Dokument, das beim erfolgreichen Abschluss eines Kurses als PDF-Datei generiert wird, trug bislang stets die Bezeichnung „Zertifikat“.

Ab jetzt ist es möglich, die Bezeichnung für dieses Dokument zu ändern. Sie können entweder aus einer Vorauswahl auswählen:

Bescheinigung
Bestätigung
Nachweis
Teilnahmenachweis
Teilnahmebestätigung
Unterweisungsnachweis
Zeugnis

Wenn in der Vorauswahl keine passende Bezeichnung vorhanden ist, können Administratoren auch eine eigene Bezeichnung bis zu einer maximalen Länge von 25 Zeichen einfügen.

Durch die Möglichkeit, aus einer Vorauswahl oder einer eigenen Bezeichnung zu wählen, können Sie das personalisierte Dokument an den spezifischen Zweck oder Kontext des jeweiligen Kurses anpassen. Das ermöglicht eine präzisere Kommunikation über die Art der Leistung, die der Absolvent erbracht hat. Je nach Art des Kurses kann eine Bezeichnung wie beispielsweise „Teilnahmebescheinigung“ oder „Unterweisungsnachweis“ passender sein als die Bezeichnung „Zertifikat“.

Die voreingestellte Bezeichnung lautet weiterhin „Zertifikat“.

1.2 Deaktivieren von Zertifikaten

Bislang wird für jeden erfolgreichen Abschluss eines Kurses ein personalisiertes Zertifikat in Form einer PDF-Datei für den Absolventen generiert.

Ab jetzt ist auch möglich, die personalisierten Zertifikate je Kurs zu deaktivieren. Dies verhindert, dass Zertifikate unnötigerweise für Kurse generiert werden, bei denen dies nicht erforderlich oder relevant ist.

In vielen Fällen gibt es rechtliche Anforderungen oder Dokumentationsstandards, die erfüllt werden müssen. In solchen Fällen ist ein personalisiertes Zertifikat oft obligatorisch.

Aber nicht alle Arten von Kursen erfordern zwangsläufig ein formelles Zertifikat, z. B. Schulungen zu internen Prozessen, Tools oder Unternehmensrichtlinien. In diesen Szenarien kann das Tracking im LMS beispielsweise als einfache Lesebestätigung verwendet werden. Organisationen können damit sicherstellen, dass wichtige Informationen erfolgreich kommuniziert wurden.

Die Zertifikatsoption kann jederzeit aktiviert und deaktiviert werden. Wird die Zertifikatsoption zu einem Zeitpunkt deaktiviert, zu dem bereits Zertifikate ausgestellt wurden, werden alle zuvor generierten Zertifikate gelöscht. Die Zertifikatsoption kann auch zunächst deaktiviert werden und erst zu einem bestimmten, späteren Zeitpunkt aktiviert werden. Erst dann werden für alle erfolgreichen Abschlüsse Zertifikate generiert.

1.3 Optionale Anzeige der Abschlussuhrzeit auf Zertifikaten

Auf dem Zertifikat wird stets das Abschlussdatum ausgewiesen, um eine hinreichende Dokumentation über den erfolgreichen Abschluss eines Kurses zu gewährleisten.

In den meisten Anwendungsfällen soll die Abschlussuhrzeit aus Datenschutz-Erwägungen nicht auf dem Zertifikat ausgewiesen werden.

Ab jetzt ist jedoch es optional möglich, zusätzlich auch die Abschlussuhrzeit auf dem Zertifikat anzuzeigen. Damit kann beispielsweise nachvollzogen werden, ob ein Lernender einen Kurs innerhalb oder außerhalb seiner regulären Arbeitszeit abgeschlossen hat. Wenn der Kurs außerhalb der regulären Arbeitszeit abgeschlossen wurde, kann das mit dem Zertifikat nachgewiesen werden und ggf. eine Arbeitszeitgutschrift erfolgen.

Die Anzeige der Abschlussuhrzeit auf dem Zertifikat kann durch Administratoren aktiviert und deaktiviert werden. Die Voreinstellung ist weiterhin, dass nur das Abschlussdatum (ohne Abschlussuhrzeit) auf dem Zertifikat angezeigt wird.

*Die Konfiguration der Zertifikate obliegt weiterhin dem Kurs-Eigentürmer. Die Zertifikate von gebuchten Kursen können nicht konfiguriert werden.

2. Bessere Übersicht über Kurse für Lernende mit öffentlichen Kurs-Kategorien (Ordnern)

Bislang konnten Administratoren nur Kurs-Kategorien erstellen, die der internen Organisation und Strukturierung von Kursen im Administratorenbereich dienen. Diese Kurs-Kategorien sind nur für Administratoren sichtbar (aus diesem Grund und zur Unterscheidung werden die bisherigen Kurs-Kategorien ab jetzt als „Private Kategorien“ bezeichnet).

Neu hinzugekommen sind „Öffentliche Kategorien“:

Öffentliche Kurs-Kategorien sind auch für Lernende sichtbar. Administratoren können die öffentliche Kurs-Kategorien nutzen, um den Lernenden eine bessere Übersicht über die verfügbaren Kurse zu bieten, insbesondere wenn es viele Kurse gibt.

Die Öffentlichen Kategorien werden den Lernenden als Ordner im Menü angezeigt. Die visuelle Darstellung der öffentlichen Kategorien als Ordner bietet den Lernenden eine intuitive Navigation bei der Suche nach Kursen.

Die Lernende können die verfügbaren Kurs-Kategorien auf einen Blick erfassen und sich schnell in der Kurslandschaft zurechtzufinden.

Die Verwendung des Ordner-Symbols vermittelt den Lernenden sofort, dass es sich um eine strukturierte Sammlung von Kursen handelt. Die Lernenden können einfach den entsprechenden Ordner öffnen und bekommen die darin enthaltenen Kurs angezeigt.

Die öffentlichen Kategorien eignen sich nicht nur zur thematischen Gruppierung von Kursen. So ermöglichen öffentliche Kategorien den Administratoren auch, das Lernen zu steuern und zu priorisieren. Beispielsweise kann eine öffentliche Kategorie mit der Bezeichnung ‚PFLICHT – SCHNELL ERLEDIGEN‘ erstellt werden, in der gesetzlich vorgeschriebene Pflichtunterweisungen wie Arbeitsschutz und Datenschutz enthalten sind.

Administratoren können ebenfalls nach öffentlichen Kategorien filtern, jedoch sind diese Kategorien hauptsächlich darauf ausgerichtet, den Lernenden eine benutzerfreundliche Navigation und eine bessere Übersicht über die verfügbaren Kurse zu bieten.

3. Erstellung maßgeschneiderter Berichte

Unter dem neuen Menüpunkt „Berichte“ können Administratoren und Auswerter Berichte je nach Bedarf und Zweck generieren, beispielsweise zur Überwachung von Lernfortschritten, zur Analyse von Lernverhalten, zu Nachweiszwecken in Audits und Betriebsprüfungen und vielem mehr.

Die Berichte können konfiguriert werden für:

1 – n Kurse
einen bestimmten Zeitraum
bestimmte Benutzerkategorien
aktive und/oder deaktivierte Benutzer

Durch die Bereitstellung der Berichte als CSV-Download erhalten Administratoren und Auswerter die Möglichkeit, die Daten in anderen Programmen oder Tools weiter zu analysieren und zu verarbeiten.

4. Zertifikate-Mappe herunterladen

Im Administrationsbereich wurde auf der Benutzer-Detailseite ein Download-Button hinzugefügt, mit dem Administratoren alle Zertifikate eines Benutzers mit einem Click in einer digitalen Mappe herunterladen können (ZIP-Ordner).

5. Erweiterung der Kurs-Beschreibung

Die Zeichenzahl für Kurs-Beschreibungen wurde von 500 Zeichen auf 5000 Zeichen erhöht. Die Kurs-Beschreibungen können durch Absätze und Spiegelstriche strukturiert werden.

Mit einer höheren Zeichenlänge können Administratoren detailliertere und umfassendere Informationen über den Kurs bereitstellen. Dies ermöglicht es den Lernenden, ein besseres Verständnis für den Kursinhalt, die Struktur und die Ziele zu erhalten. Sie erhalten somit einen umfassenden Überblick über das, was sie im Kurs erwartet.

Durch die Erweiterung der Zeichenlänge können Administratoren zusätzliche Informationen wie Kapitelübersichten oder Hinweise zu ergänzendem Trainingsmaterial (Kurs-Anhänge) bereitstellen. Dies ermöglicht den Lernenden, auf weitere relevante Materialien zuzugreifen und ihr Lernerlebnis zu verbessern.

Eine ausführlichere Kursbeschreibung hilft den Lernenden bei der Entscheidung, ob der Kurs ihren Bedürfnissen und Interessen entspricht. Sie können die Beschreibung verwenden, um festzustellen, ob der Kurs ihre Lernziele und Erwartungen erfüllt. Eine fundierte Entscheidung trägt dazu bei, dass die Lernenden motiviert und engagiert bleiben.

Eine längere Kursbeschreibung ermöglicht es den Administratoren, alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort bereitzustellen. Dadurch wird vermieden, dass Lernende zusätzliche Anfragen stellen müssen, um weitere Details zu erhalten. Dies spart Zeit und Ressourcen sowohl für die Administratoren als auch für die Lernenden.

Mit einer ausführlicheren Beschreibung können Administratoren die Kursstruktur und den Fortschritt besser kommunizieren. Sie können auf einzelne Kapitel, Lektionen oder Module eingehen, um den Lernenden eine klare Vorstellung von der Kursorganisation zu geben. Dies erleichtert den Lernenden die Orientierung und das Navigieren durch den Kurs.